仕事をしていると
・報告書
・案内文
・依頼文
など、さまざまな文書を作成する機会があります。
しかし
「ビジネス文書って何が違うの？」
「普通の文章と何が違うの？」
と感じる人も多いのではないでしょうか。
ビジネス文書は
会社の正式な意思を伝える重要な文書です。
この記事では
ビジネス文書の基本として、初心者の方でも理解できるように
- ビジネス文書とは何か
- ビジネス文書を書くメリット
- 文書の種類
- 書くときの基本ルール
について、わかりやすく解説していきます。
職業訓練の授業でも
最初に学ぶのがこの「ビジネス文書の基本」です。
ビジネス文書とは何か
ビジネス文書とは、
仕事に関する情報を相手に伝えるための文書のことです。
例えば、次のようなものがあります。
- 報告書
- 議事録
- 依頼文
- 案内状
- 請求書
これらは単なるメモではありません。
会社や部署の 正式な意思や情報を伝える文書として扱われます。
そのため、内容があいまいだったり、誤解を生む書き方をしてしまうと、
業務のトラブルにつながることもあります。
ビジネス文書では、次の3つがとても大切です。
- 正確さ
- 分かりやすさ
- 簡潔さ
ビジネス文書が上手い人は仕事も評価されやすい
実は、ビジネス文書のスキルは
仕事の評価にも大きく関わることがあります。
文章が分かりやすいと
- 情報が正確に伝わる
- 業務がスムーズに進む
- 相手を説得しやすくなる
- トラブルを防ぎやすくなる
といったメリットがあります。
逆に、文書が分かりにくいと
何度も確認が必要になり、仕事の効率が下がってしまいます。
そのため、
ビジネス文書を書く力は、社会人にとって重要なスキルのひとつといえます。
ビジネス文書の種類
ビジネス文書は大きく分けて、次の2つがあります。
- 社内文書
- 社外文書
それぞれ目的や書き方が少し違います。
社内文書
社内文書は、会社の内部で使用される文書です。
例えば
- 報告書
- 稟議書
- 出張報告書
- 業務連絡
- 会議議事録
などがあります。
社内文書は情報共有が目的なので
- 簡潔
- 分かりやすい
- 必要な情報が整理されている
ことが重要になります。
社外文書
社外文書は、取引先や顧客など
社外の相手に送る文書です。
例えば
- 依頼状
- 通知状
- 案内状
- 請求書
- お詫び状
などがあります。
社外文書は会社の正式な文書になるため、
社内文書よりも 丁寧な表現や形式が求められます。
書く時の基本ルール
ビジネス文書を書くときには、
いくつかの基本ルールがあります。
これらを意識するだけで、
読みやすく、伝わりやすい文章になります。
ここでは、初心者の方が最初に覚えておきたい
基本ルールを紹介します。
A4用紙で作成する
ビジネス文書では、
A4サイズの用紙を使用するのが一般的です。
また、簡単な連絡や報告の場合は
できるだけ1枚にまとめる
ことが望ましいとされています。
文章が長くなりすぎると、
読み手は内容を理解しにくくなります。
そのため
- 必要な情報だけを書く
- 内容を整理する
といった工夫が大切です。
1つの文書には1つの目的
ビジネス文書では
「1つの文書に1つの要件」
が基本です。
例えば
- 会議の案内
- 業務の依頼
- 業務の報告
などです。
複数の目的を1つの文書に入れてしまうと、
内容が分かりにくくなってしまいます。
まずは
「この文書は何を伝えるためのものか」
をはっきりさせることが大切です。
5W2Hを意識して書く
ビジネス文書では、
必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。
そのときに役立つのが 5W2H です。
| 項目 | 意味 |
| When | いつ |
| Where | どこで |
| Who | 誰が |
| What | 何を |
| Why | なぜ |
| How | どのように |
| How much / How many | いくら・どのくらい |
これらを整理すると、
必要な情報を分かりやすく伝えることができます。
箇条書きを活用する
内容が複雑な場合は、
箇条書きを使うと読みやすくなります。
例えば
- 手順
- 条件
- 項目
- 注意点
などは、文章で書くよりも
箇条書きの方が理解しやすくなります。
読み手がすぐに内容を把握できるように
整理することが大切です。
段落を分けて読みやすくする
長い文章が続くと、
読み手は内容を理解しにくくなります。
そのため
- 内容ごとに段落を分ける
- 文章を長くしすぎない
といった工夫が必要です。
「1つの段落には1つの内容」
を意識すると、読みやすい文章になります。
文体を統一する
ビジネス文書では、
文章の書き方（文体）を統一することも大切です。
例えば
- 「〜です・〜ます」
- 「〜である」
などが混ざっていると、
文章が読みにくくなってしまいます。
一般的には
- 社内文書 → 簡潔な表現
- 社外文書 → 丁寧な表現
が使われます。
まとめ｜ビジネス文書で大切なこと
ビジネス文書で最も大切なのは
「相手に正しく情報を伝えること」です。
そのためには
- 目的を明確にする
- 必要な情報を整理する
- 分かりやすく書く
この3つを意識することが重要です。
そのためには
- A4用紙で作成する
- 1つの文書に1つの目的
- 5W2Hを意識する
- 箇条書きを活用する
- 段落を分ける
- 文体を統一する
これらを意識するだけで、
相手に伝わりやすい文書を書くことができます。
ビジネス文書の基本を理解し、情報伝達をスムーズにすることで、適切なコミュニケーションが可能になります。まずは一つ、挑戦してみましょう！
コメント