仕事では、取引先や顧客など、社外の相手に文書を送ることがあります。
例えば
- 依頼状
- 案内状
- 通知状
- 請求書
などです。
これらは 社外文書 と呼ばれます。
社外文書は、会社の正式な文書として扱われるため、
社内文書よりも 丁寧な表現や正しい形式が求められます。
この記事では
- 社外文書とは何か
- 社外文書の基本フォーマット
- 作成するときのポイント
- よく使われる社外文書の種類
を初心者向けに解説します。
社外文書とは
社外文書とは、会社の外部に送る文書です。
例えば
- 取引先
- 顧客
- 他の企業
- 関係機関
などに対して作成します。
社外文書を作る時は、
会社の代表として発信される文書と考える必要があります。
そのため
- 正しい形式
- 丁寧な表現
- 誤解のない文章
が特に重要になります。
社外文書の基本フォーマット
社外文書には、一般的に決まった構成があるので、確認してみましょう。
主な構成は次のとおりです。
発信記号・発信番号
文書を管理するために、
文書番号を右上に記載することがあります。
会社によっては省略される場合もあります。
発信日付
文書を作成した日付を書きます。
通常は
- 西暦
- 元号
どちらかを会社のルールに合わせて使用します。
受信者名
文書を送る相手の会社名や担当者名を書きます。
社外文書では
- 会社名は正式名称
- 略称（株式会社→(株)など）は使わない
のが基本です。
また
株式会社〇〇
営業部長 〇〇様
のように、役職名と個人名を併記することが多くなります。
発信者名
文書を送る会社や担当者を書きます。
例
株式会社〇〇
営業部 〇〇
社外文書では、会社の印（社印）を押す場合もあります。
表題（件名）
文書の内容が分かるように
簡潔な件名を書きます。
例
- 商品納期変更のお知らせ
- 残高照会のお願い
- 新商品ご案内
本文
社外文書の本文は、次の構成で書くことが一般的です。
頭語
文章の最初に書く挨拶の言葉です。
例
- 拝啓
- 謹啓
前文
相手の繁栄や健康を祝う言葉や、日頃の感謝などを書きます。
例
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
主文
文書の中心となる内容を書きます。
社外文書では
結論を先に書くことが基本です。
末文
本文の締めくくりとして
相手への配慮やお願いを書きます。
結語
頭語に対応する言葉を書きます。
頭語と結語の一覧
| 頭語 | 結語 |
|---|---|
| 拝啓 | 敬具 |
| 謹啓 | 謹白 |
別記
詳細な情報を書く場合は
記
と書き、その下に
- 日時
- 場所
- 内容
などを箇条書きでまとめます。
別記の結語
別記の最後に
以上
と書いて締めくくります。
担当者名
必要に応じて
- 担当者名
- 連絡先
などを書きます。
社外文書を書くときのポイント
社外文書では、いくつかのポイントを意識することが大切です。
丁寧な表現を使う
社外文書では、相手に敬意を示すため
丁寧な言葉遣いが必要です。
例えば
| 普通の表現 | ビジネス表現 |
|---|---|
| する | いたします |
| 思う | 思います |
| お願いしたい | お願い申し上げます |
誤解のない文章を書く
社外文書では、
内容が誤解されないように注意する必要があります。
そのため
- 曖昧な表現を避ける
- 必要な情報を明確に書く
ことが重要です。
敬語を使いすぎない
敬語は大切ですが、
使いすぎると文章が分かりにくくなります。
読みやすさと丁寧さのバランスが大切です。
よく使われる社外文書の種類
社外文書にはさまざまな種類があります。
主なものは次のとおりです。
通知状
会社の変更や業務に関する情報を伝える文書です。
例
- 会社移転のお知らせ
- 営業時間変更のお知らせ
依頼状
業務に関するお願いをする文書です。
例
- 資料送付のお願い
- 調査協力のお願い
請求書
商品やサービスの代金を請求する文書です。
案内状
会合やイベントなどへの参加を案内する文書です。
まとめ｜社外文書は「会社の代表として書く」
社外文書は、会社の代表として送る正式な文書です。
そのため
- 正しい形式で書く
- 丁寧な表現を使う
- 内容を分かりやすくまとめる
ことが大切になります。
社外文書の基本を理解しておくと、
取引先とのコミュニケーションもスムーズになります。
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